Найти поставщика — только начало. Дальше начинается сама сделка: от запроса коммерческого предложения до приёмки товара и следующего заказа. Ниже — сквозная карта импортной сделки из 16 этапов: что происходит на каждом, что делает покупатель, какой документ или результат получается и где чаще всего возникают проблемы.
Сроки и стоимость этапов зависят от товара, поставщика и маршрута, поэтому здесь их нет. Мы помогаем на этапах поиска и проверки поставщика, переговоров, контроля качества, логистики и таможенного оформления — подробнее в разделе «Услуги».
Схема сделки
Подготовка и выбор
Составление RFQ
Формулируете, что нужно купить и на каких условиях.
Направление запроса поставщикам
Отправляете RFQ нескольким отобранным поставщикам.
Сравнение предложений
Сравниваете полную стоимость и условия, а не цену за штуку.
Выбор победителей
Выбираете основного поставщика и при необходимости резервного.
Аудит выбранного поставщика
Проверяете, что поставщик реален и справится с заказом.
Оценка образцов
Проверяете образцы и утверждаете эталон.
Контракт и платёж
Заключение договора
Фиксируете все условия в контракте.
Платёж
Оплачиваете аванс или полную сумму по условиям контракта.
Производство и качество
Производство
Поставщик производит заказ, вы следите за ходом работ.
Оценка качества
Проверяете партию в начале, в ходе производства и перед отгрузкой.
Логистика и таможня
Отгрузка
Партию упаковывают, грузят и передают перевозчику.
Доставка
Груз идёт к границе и дальше к вам.
Таможенное оформление
Декларируете товар и уплачиваете таможенные платежи.
Приёмка и после сделки
Приёмка на складе
Принимаете товар по количеству и качеству.
Претензионная работа
Предъявляете претензию, если что-то не так.
Новый заказ
Подводите итоги и улучшаете условия следующей поставки.
Этапы, результаты и риски
| Этап | Результат | Что может пойти не так |
|---|---|---|
| 1. Составление RFQ | Документ RFQ, одинаковый для всех поставщиков. | Нечёткое ТЗ — несравнимые предложения |
| 2. Направление запроса поставщикам | Набор коммерческих предложений. | Разные версии запроса, мало участников |
| 3. Сравнение предложений | Сравнительная таблица и короткий список кандидатов. | Сравнение цены за штуку вместо полной стоимости |
| 4. Выбор победителей | Выбранный поставщик (или несколько) и согласованные условия. | Нет резервного поставщика |
| 5. Аудит выбранного поставщика | Отчёт об аудите и решение: работать, работать с условиями или отказаться. | Посредник вместо завода, нехватка мощностей |
| 6. Оценка образцов | Утверждённый эталон и при необходимости протоколы испытаний. | Эталон не зафиксирован |
| 7. Заключение договора | Подписанный контракт со спецификацией. | Нет критериев качества и порядка приёмки |
| 8. Платёж | Подтверждение оплаты, поставщик начинает производство. | Подмена реквизитов, полная предоплата |
| 9. Производство | Готовая партия. | Замена материалов без согласования |
| 10. Оценка качества | Отчёты инспекций и решение: отгружать или исправлять. | Проверка в последний момент |
| 11. Отгрузка | Отгрузочные документы, груз в пути. | Расхождения в документах |
| 12. Доставка | Груз прибыл к месту таможенного оформления. | Груз без страховки |
| 13. Таможенное оформление | Выпуск товара таможней. | Неверный код, нет документов о соответствии |
| 14. Приёмка на складе | Акт приёмки, при расхождениях — акт о недостатках. | Приёмка без акта |
| 15. Претензионная работа | Урегулированная претензия или основания для спора. | Пропущен срок, нет доказательств |
| 16. Новый заказ | Оценка поставщика и обновлённые условия. | Ослабленный контроль на повторных заказах |
Подготовка и выбор
01 Составление RFQ
- Что происходит
- RFQ (request for quotation) — запрос коммерческого предложения. В нём описывают товар и условия так, чтобы все поставщики считали одно и то же.
- Что делает покупатель
- Готовит ТЗ и спецификацию: характеристики, материалы, допуски, количество, требования к качеству, упаковке и маркировке, желаемые условия поставки и оплаты, сроки.
- Результат
- Документ RFQ, одинаковый для всех поставщиков.
- Что может пойти не так
- Размытое ТЗ: поставщики предлагают разные товары, и предложения нельзя сравнить. Забытые требования к упаковке и маркировке всплывают только на приёмке.
Подробнее: Статья: упаковка и маркировка · Услуга: подбор продукции у поставщиков
02 Направление запроса поставщикам
- Что происходит
- Запрос рассылают поставщикам, отобранным на этапе поиска: производителям и, при необходимости, торговым компаниям.
- Что делает покупатель
- Отправляет всем одинаковый запрос и срок ответа. Отвечает на уточняющие вопросы и сообщает ответы всем участникам, а не одному.
- Результат
- Набор коммерческих предложений.
- Что может пойти не так
- Слишком мало поставщиков — не с чем сравнивать. Разные версии запроса у разных поставщиков. Нет срока ответа — процесс затягивается.
03 Сравнение предложений
- Что происходит
- Предложения сводят в одну таблицу: цена, минимальная партия (MOQ), срок производства, условия оплаты и поставки, соответствие спецификации.
- Что делает покупатель
- Проверяет, что предложения сопоставимы, и считает полную стоимость: товар, упаковка, доставка, таможенные платежи, проверки качества.
- Результат
- Сравнительная таблица и короткий список кандидатов.
- Что может пойти не так
- Сравнение цены за единицу при разных условиях поставки — например, EXW у одного поставщика и CIF у другого. Незамеченные отличия в материалах или комплектации.
Подробнее: Статья: Инкотермс 2020 для новичков
04 Выбор победителей
- Что происходит
- По итогам сравнения и переговоров решают, с кем работать. Иногда заказ делят между несколькими поставщиками или держат резервного.
- Что делает покупатель
- Принимает решение, ведёт переговоры об условиях и фиксирует договорённости письменно.
- Результат
- Выбранный поставщик (или несколько) и согласованные условия.
- Что может пойти не так
- Выбор только по самой низкой цене. Нет запасного варианта на случай, если поставщик откажется или сорвёт сроки.
Подробнее: Услуга: подбор продукции и переговоры
05 Аудит выбранного поставщика
- Что происходит
- Проверяют, завод это или торговая компания, его документы, производственные мощности и систему контроля качества.
- Что делает покупатель
- Заказывает проверку документов и посещение производства или проводит их сам.
- Результат
- Отчёт об аудите и решение: работать, работать с условиями или отказаться.
- Что может пойти не так
- Посредник выдаёт себя за завод. Мощностей не хватает на ваш объём. Заказ без вашего ведома передают на другую фабрику.
Подробнее: Статья: проверка качества до заказа · Услуга: аудит поставщика
06 Оценка образцов
- Что происходит
- Поставщик изготавливает и присылает образцы. Их сравнивают со спецификацией и при необходимости испытывают в лаборатории.
- Что делает покупатель
- Оценивает образцы, фиксирует замечания, утверждает эталонный образец и сохраняет его экземпляр у себя.
- Результат
- Утверждённый эталон и при необходимости протоколы испытаний.
- Что может пойти не так
- Образец сделан тщательнее, чем будет серия. Эталон не утверждён письменно и не сохранён — партию потом не с чем сравнить.
Подробнее: Услуга: экспресс-доставка образцов
Контракт и платёж
07 Заключение договора
- Что происходит
- Договорённости переносят в контракт и спецификацию: товар, количество, цена, условие поставки по Инкотермс с местом и редакцией, оплата, сроки, требования к качеству, порядок проверки и приёмки, претензии, применимое право и порядок разрешения споров.
- Что делает покупатель
- Согласует текст, проверяет, что контракт подходит для валютного контроля и таможенного оформления.
- Результат
- Подписанный контракт со спецификацией.
- Что может пойти не так
- Условие поставки без места и редакции Инкотермс. Нет критериев качества и порядка приёмки — в споре о браке не на что опереться.
Подробнее: Статья: Инкотермс 2020 для новичков · Услуга: подготовка ВЭД
08 Платёж
- Что происходит
- Оплата идёт по условиям контракта: например, аванс до начала производства и остаток перед отгрузкой. Бывают и другие схемы.
- Что делает покупатель
- Платит в согласованные сроки, сохраняет платёжные документы, соблюдает требования валютного контроля.
- Результат
- Подтверждение оплаты, поставщик начинает производство.
- Что может пойти не так
- Полная предоплата новому поставщику. Оплата на реквизиты, которые отличаются от указанных в контракте: так работает мошенничество с подменой реквизитов в переписке.
Производство и качество
09 Производство
- Что происходит
- Поставщик закупает материалы и выпускает партию.
- Что делает покупатель
- Запрашивает график производства и регулярные отчёты, быстро отвечает на вопросы поставщика.
- Результат
- Готовая партия.
- Что может пойти не так
- Замена материалов без согласования. Сдвиг сроков, о котором сообщают в последний момент.
10 Оценка качества
- Что происходит
- Инспекции проводят на производстве: в начале (сырьё, первые изделия), в ходе (когда выпущена часть партии) и перед отгрузкой (партия готова и упакована).
- Что делает покупатель
- Определяет критерии и уровень контроля, заказывает инспекции, принимает решение по их итогам.
- Результат
- Отчёты инспекций и решение: отгружать или исправлять.
- Что может пойти не так
- Проверка только перед отгрузкой, когда исправлять уже поздно. Нет согласованных критериев — непонятно, что считать браком.
Подробнее: Статья: проверка качества при закупках в Китае · Услуга: инспекция
Логистика и таможня
11 Отгрузка
- Что происходит
- Товар упаковывают, маркируют, грузят и передают перевозчику в точке, которую задаёт условие Инкотермс. Оформляют отгрузочные документы.
- Что делает покупатель
- Проверяет комплект документов — инвойс, упаковочный лист, транспортный документ — и при необходимости контролирует загрузку.
- Результат
- Отгрузочные документы, груз в пути.
- Что может пойти не так
- Ошибки в инвойсе и упаковочном листе, расхождения с фактическим грузом. Неправильная укладка — повреждения в пути.
Подробнее: Статья: упаковка и маркировка · Статья: погрузочные объёмы и размеры · Статья: Инкотермс 2020 для новичков
12 Доставка
- Что происходит
- Груз перевозят выбранным способом: авиа, авто, железной дорогой или морем.
- Что делает покупатель
- Следит за статусом, заранее готовит документы для таможни, страхует груз, если этого не сделал продавец.
- Результат
- Груз прибыл к месту таможенного оформления.
- Что может пойти не так
- Груз не застрахован, а риск уже перешёл на покупателя. Задержки из-за неполных документов.
Подробнее: Статья: виды перевозок · Способы доставки · Услуга: доставка и таможенное оформление
13 Таможенное оформление
- Что происходит
- Товар декларируют, заявляют таможенную стоимость, уплачивают пошлины и налоги, предъявляют разрешительные документы.
- Что делает покупатель
- Сам или через таможенного представителя подаёт декларацию и документы, уплачивает платежи.
- Результат
- Выпуск товара таможней.
- Что может пойти не так
- Неверный код ТН ВЭД. Нет нужных сертификатов или деклараций соответствия. Расходы на доставку до границы не учтены в таможенной стоимости.
Подробнее: Услуга: подготовка ВЭД · Услуга: сертификация
Приёмка и после сделки
14 Приёмка на складе
- Что происходит
- Товар принимают на складе: сверяют количество мест и единиц, состояние упаковки, качество — с эталоном.
- Что делает покупатель
- Проводит приёмку сразу по прибытии и фиксирует расхождения в акте с фото и видео.
- Результат
- Акт приёмки, при расхождениях — акт о недостатках.
- Что может пойти не так
- Приёмка «на глаз» без документа: позже доказать недостачу или брак трудно.
15 Претензионная работа
- Что происходит
- При недостаче, браке или несоответствии поставщику направляют претензию в порядке и сроки, которые предусмотрены контрактом.
- Что делает покупатель
- Собирает доказательства — акты, фото, видео, отчёты инспекций, переписку — направляет претензию и договаривается о компенсации: замене, скидке или возврате денег.
- Результат
- Урегулированная претензия или основания для спора.
- Что может пойти не так
- Пропущенный срок претензии. Доказательства не привязаны к конкретной партии. Претензия без ссылки на условия контракта.
16 Новый заказ
- Что происходит
- По итогам сделки оценивают поставщика: качество, соблюдение сроков, коммуникацию, урегулирование претензий.
- Что делает покупатель
- Фиксирует выводы, корректирует ТЗ, контракт и план проверок, обсуждает условия повторного заказа.
- Результат
- Оценка поставщика и обновлённые условия.
- Что может пойти не так
- Повторный заказ без учёта прошлых проблем. Ослабленный контроль у «проверенного» поставщика.
Обновлено: